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  • Birgit Wichmann

Als Autor und/oder Texter brauchst du das nicht?

Du bist Autor und/oder Texter und glaubst, dass sich deine Rechnungen auch in Word und Excel leicht erstellen lassen? Wozu also der Aufwand? Es ist richtig, du kannst dir selbst eine Rechnungsvorlage basteln. Doch die Erstellung mit Word oder Excel birgt einige Fallen für dich.


Deine Rechnungsvorlage muss folgenden Anforderungen gerecht werden. Das sind die Pflichtangaben, die auf deiner Rechnung nicht fehlen dürfen:


· Name und Anschrift deines Unternehmens

· Name und Anschrift deines Kunden

· deine Steuernummer oder die UID-Nummer

· eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum

· das Liefer- oder Leistungsdatum

· die Art und die Menge des Produkts

· die Bezeichnung der Dienstleistung

· die Angaben zum Preis

· den Bruttobetrag, die Umsatzsteuer und den Nettobetrag

· den Hinweis auf eine eventuell vorliegende Steuerfreiheit

Die Vorteile einer solchen Rechnungsvorlage mit Word oder Excel liegen klar auf der Hand: Die Pflichtfelder sind angelegt, das Format ist vorgegeben und das Layout kann leicht mit firmeneigenen Informationen versehen werden. So bist du schon ein wenig effizienter und wirkst auch professioneller. Ist die Rechnungsvorlage erst einmal erstellt, kannst du sie immer wieder verwenden.


An dieser Stelle fragst du dich, wo die Falle sein soll? Ganz einfach, deine Rechnungsvorlage in Word oder Excel ist nicht GoBD-und GDPdU-konform und kann dir deshalb keine ordnungsgemäße Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bieten. Das kann dir einen ziemlichen Stress mit dem Finanzamt einbringen. Auch kannst du die Angaben auf einer Rechnungsvorlage nicht einfach blind übernehmen. Der Fehlerteufel hat sonst ein leichtes Spiel und du verärgerst deine Kunden. Dazu kommt, dass du bei einer Rechnungsvorlage nur eingeschränkte Designoptionen hast. Ein Rechnungsprogramm bietet da mehr Möglichkeiten. Du kannst zum Beispiel dein Layout individuell gestalten. So bleibst du deinem Kunden in bleibender Erinnerung und verstaubst nicht in Aktenordnern.


Wie sieht die Lösung für dein Problem aus?

Keine Sorge, um GoBD-und GDPdU-konform zu werden, musst du nicht viel Geld in die Hand nehmen. Für dein Problem gibt es Rechnungsprogramme, wie das von sevdesk oder Reviso.

Ein Rechnungsprogramm hat viele Vorteile:

  • Du benötigst weniger Zeit, um deine Rechnungen zu schreiben.

  • Es ist flexibler und du hast die Möglichkeit unterschiedliche Rechnungen zu erstellen. Benötigst du zum Beispiel unterschiedliche Steuersätze oder tätigst Auslandslieferungen, brauchst du in Word oder Excel jeweils eine andere Vorlage. Mit einem Rechnungsprogramm kannst du in verschiedenen Sprachen und Währungen fakturieren.

  • Du hast den vollen Überblick über alle bereits geschriebenen Rechnungen.

  • Sollte dein Kunde nicht zahlen, kannst du aus der geschriebenen Rechnung direkt eine Mahnung erstellen.

  • Hast du bereits ein Angebot für den Kunden gelegt, kannst du aus diesem Angebot eine Rechnung automatisch erstellen.

  • Dein Layout kannst du individuell gestalten und ihm so eine persönliche Note geben.

  • Alle geschriebenen Rechnungen lassen sich mit einem Mausklick drucken und versenden.

  • Du suchst eine Rechnung, weil sie beim Kunden nicht angekommen ist? Kein Problem, denn mit der automatischen Such- und Filterfunktion findest du deine Rechnungen schnell und kannst sie noch einmal versenden.

  • Wartest du auf eine Zahlung, kannst du mit dem Banking einen automatischen Zahlungsabgleich mit deinen geschriebenen Rechnungen vornehmen.

Du kannst ein Rechnungsprogramm noch besser nutzen, indem du deinem Steuerberater einen eigenen Account gibst. So kann der Steuerberater deine vorhandenen Daten direkt aus dem Programm exportieren und in seines importieren. Es spart Kosten, wenn du deine Rechnungen selbst verwaltest und bei Bedarf deine Finanzen vom Steuerberater über seinen Zugang prüfen lässt. Das gilt übrigens auch für die Ausgaben, denn ein Rechnungsprogramm, wie das von sevdesk oder Reviso, beinhaltet auch die Einnahmen- Ausgaben-Verwaltung und eine Einnahme-Überschuss-Rechnung. Du sparst also mit sevdesk oder Reviso eine Menge Papier und ein Kommunikations-Hickhack. Das ist doch easy, denn so hast du mehr Zeit für deine kreative Ader.

Online oder Offline?

Nicht alle Rechnungsprogramme sind gleich und nicht jedes Programm ist für jeden geeignet. Doch in der Regel sind sie alle intuitiv zu bedienen. Du musst dir zunächst über deine Anforderungen klar werden. Dann kannst du auf die Suche gehen.


Es gibt Rechnungsprogramme, die du auf deinem PC oder Laptop installieren musst. Das ist die Offlinevariante. Doch es gibt auch Onlinelösungen, die in deinem Internetbrowser oder mit einer App funktionieren.


Onlinelösungen haben den Vorteil, dass du von überall auf der Welt Zugriff auf deine Unterlagen hast. Außerdem musst du dich nicht um Updates kümmern. Die werden vom Softwareanbieter automatisch in das Rechnungsprogramm eingespielt. Du kannst also auch um die Welt reisen, dabei schreiben und einen Überblick über deine Finanzen haben. Die einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang. Egal ob du einen Rechner, Laptop, Smartphone oder Tablet besitzt, du kannst das Rechnungsprogramm immer nutzen. Eine gute Work-Life-Balance oder?

Die Arbeitsweise solcher Rechnungsprogramme, egal ob online oder offline, ist gleich:

  1. Zunächst wird ein Angebot erstellt, dass du an den potenziellen Auftraggeber versenden kannst.

  2. Bekommst du den Zuschlag und hast den Auftrag zur Zufriedenheit deines Kunden abgearbeitet, kannst du aus deinem Angebot mit einem Mausklick eine Rechnung machen.

  3. Ist dein Kunde in Zahlungsverzug geraten, kannst du die Rechnung per Knopfdruck in eine Mahnung umwandeln.

Wie kannst du das für dich passende Rechnungsprogramm finden?

Zu Beginn kläre deine Anforderungen und vergleiche dann die Softwareanbieter. Das Preis-/Leistungsverhältnis ist nicht nur für Autoren und Texter wichtig. Bei Unklarheiten nutze den Support des Softwareanbieters.


Stehst du ganz am Anfang oder erzielt dein Unternehmen noch keinen so großen Umsatz, schau dir einfach einmal die verschiedenen Onlinelösungen an. Das Rechnungsprogramm von sevdesk oder Reviso ist bedienerfreundlich und kann auch für dich eine Lösung sein.


Hast du schon hohe Umsätze, musst du dir Gedanken über ein Buchführungsprogramm machen. Das ist zwar komplexer, hat aber bereits ein Rechnungsprogramm integriert. Ab einer Umsatzgröße von mehr als 600.000 Euro oder wenn dein Vorjahresgewinn über 60.000 Euro lag, bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet. Doch Achtung das Finanzamt muss dich per Verwaltungsakt zu einem Wechsel auffordern. Freelancer sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet. Es genügt eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).

Sind Cloud-Lösungen nicht gefährlich?

Bei Cloud-Rechnungsprogrammen liegen die Daten im Netz beim Softwareanbieter und nicht auf der eigenen Festplatte. Du weißt nicht, ob du dieses Risiko eingehen sollst?


Die gute Nachricht ist, die Daten in einer cloudbasierten Software sind sicher, entsprechen der DSGVO und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Ein Zertifikat des Softwareanbieters belegt das. Grundsätzlich musst du bei der Auswahl der Cloud-Lösung auf die Sicherheitsstandards achten.


Du kannst Testversionen nutzen, um dir ein Gefühl für das Angebot und die Bedienerfreundlichkeit der Software zu verschaffen. Darin solltest du wirklich Zeit investieren.


Doch zusammengefasst kann man sagen: cloudbasierte Lösungen sind flexibel, kostengünstig, bedienerfreundlich, innovativ, maßgeschneidert auf deine Bedürfnisse und standortunabhängig. Das sind doch ausgezeichnete Voraussetzungen, um als Freelancer das Boot sicher durch die Stürme des Geschäftslebens zu steuern.


Für alle Freelancer, nicht nur für Texter und Autoren, erleichtern und verbessern Rechnungsprogramme das tägliche Einerlei der Arbeit. So kannst du durch ein Rechnungsprogramm viel effizienter arbeiten. Das hat Auswirkungen auf deinen Stundenlohn oder deinen Wortpreis. Ein kleines Beispiel, wenn Du deine Rechnungen jeden Monat, um drei Stunden schneller erledigst und einen besseren Überblick über deine Finanzen hast, hast du mehr Zeit für deine kreative Seite und neue Aufträge. Worauf wartest du also noch?

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