Als Autor und/oder Texter glaubst Du, dass deine Rechnungen in Word und Excel erstellt werden können? Wozu also ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm? Natürlich kannst Du dir selbst eine Rechnungsvorlage basteln. Doch die hat ihre Tücken.
Jede Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden. Und die bestehen aus folgenden Pflichtangaben:
· Name und Anschrift deines Unternehmens
· Name und Anschrift deines Kunden
· deine Steuernummer oder die UID-Nummer
· eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
· das Liefer- oder Leistungsdatum
· die Art und die Menge des Produkts
· die Bezeichnung der Dienstleistung
· die Angaben zum Preis
· den Bruttobetrag, die Umsatzsteuer und den Nettobetrag
· den Hinweis auf eine eventuell vorliegende Steuerfreiheit.
Hast Du eine solche Rechnungsvorlage mit Word oder Excel erstellt, wirst Du davon profitieren. Die Pflichtfelder sind angelegt, das Format ist vorgegeben und das Layout kann leicht mit firmeneigenen Informationen versehen werden. Ein wenig mehr Effizienz hat in deiner Verwaltung Einzug gehalten und der Rechnungsauftritt wirkt professionell. Die Rechnungsvorlage kann immer wieder verwendet werden. Und jetzt kommt der Haken!
Eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel ist nicht GoBD-und GDPdU-konform. Sie bietet Dir nicht die ordnungsgemäße Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, wie es das Gesetz verlangt. Au Backe, das bringt Dir einen ziemlichen Stress mit dem Finanzamt.
Mit so einer Rechnungsvorlage kannst Du auch deine Kunden verärgern, denn die Angaben auf Deiner Rechnungsvorlage kannst Du nicht einfach blind übernehmen. Dass Fehlerteufelchen freut sich.
Gib es zu, die Layout- und Designauswahl in Word und Excel ist auch nicht gerade berauschend.
Im nächsten Artikel erfährst Du, wie die Lösung für Dein Problem aussieht!
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